○渋谷区個人情報保護条例施行規程

平成一八年一月三一日

議訓令甲第一号

(目的)

第一条 この規程は、渋谷区個人情報保護条例(平成元年渋谷区条例第四十号。以下「条例」という。)の規定に基づき、議会が管理する個人情報の保護その他条例の施行について必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第二条 この規程で使用する用語の意義は、条例で使用する用語の例による。

(個人情報取扱事務の登録)

第三条 条例第八条第一項に規定する個人情報取扱事務の登録は、個人情報登録簿システム(電子計算組織を利用して個人情報取扱事務の登録を処理するシステムをいう。以下「システム」という。)により行うものとする。ただし、システムにより難い場合は、個人情報取扱事務(登録・廃止・変更)届出書(以下「届出書」という。)に個人情報取扱事務登録票を添付して行うものとする。

(一部改正…二七年七号)

2 条例第八条第一項に規定する個人情報取扱事務登録簿は、個人情報取扱事務登録票のつづりとする。

(一部改正…二七年七号)

3 条例第八条第一項第六号に規定する実施機関が定める事項は、次の各号に掲げる事項とする。

 個人情報取扱事務の開始年月日

(一部改正…二七年七号)

 個人情報の収集の時期

 その他議長が必要と認める事項

4 条例第八条第二項に規定する登録の抹消又は修正は、システムにより行うものとする。ただし、システムにより難い場合は、届出書により行うものとする。

(一部改正…二七年七号)

5 条例第八条第二項に規定する登録の修正を届出書により行うときは、新たな個人情報取扱事務登録票を添付して行うものとする。

(追加…二七年七号)

6 条例第八条第三項に規定する審議会への報告は、個人情報(登録・抹消・修正)報告書により行うものとする。

(一項繰下…二七年七号)

(個人情報ファイル記録票の作成)

第三条の二 議長は、個人情報ファイル(個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)第二条第二項に規定する個人情報データベース等をいう。以下同じ。)を保有するに至ったときは、個人情報ファイル記録票を作成しなければならない。

(追加…二七年七号)

(個人情報保護管理責任者等)

第四条 条例第十一条に規定する個人情報保護管理責任者(以下「管理責任者」という。)は、区議会事務局次長をもって充てる。

2 管理責任者は、公文書に記録された個人情報の保護の重要性を認識し、条例第十条に規定する適正管理のための必要な措置を講ずるとともに、公文書に記録された個人情報を取り扱う所属職員の指揮、監督に努めなければならない。

3 管理責任者は、所属職員の中から個人情報保護取扱責任者を指定し、自己の職務の一部を分担させることができる。

(外部委託に係る措置)

第五条 条例第十二条第一項に規定する外部委託に係る措置として、委託業務契約書等に個人情報の保護に係る次の各号に掲げる事項を記載しなければならない。ただし、委託業務の内容又は性質上記載することが困難な事項を除く。

 秘密保持に関する事項

 作業責任者及び作業従事者に関する事項

(追加…二七年七号)

 作業場所に関する事項

(追加…二七年七号)

 作業従事者に対する教育の実施に関する事項

(追加…二七年七号)

 指示目的以外の使用及び第三者への提供の禁止に関する事項

(三号繰下…二七年七号)

 定期報告、緊急時報告及び事故発生時の報告義務に関する事項

(一部改正・三号繰下…二七年七号)

 再委託の禁止又は制限に関する事項

(三号繰下…二七年七号)

 個人情報の持ち出し禁止に関する事項

(追加…二七年七号)

 複写及び複製の禁止に関する事項

(四号繰下…二七年七号)

 個人情報の授受、保管、廃棄又は返還に関する事項

(四号繰下…二七年七号)

十一 立入検査及び調査に応ずる義務に関する事項

(四号繰下…二七年七号)

十二 個人情報の保護に関する義務に違反し、又は怠った場合の公表措置及び損害賠償に関する事項

(四号繰下…二七年七号)

十三 前各号に掲げるもののほか、個人情報の保護に関し必要な事項

(四号繰下…二七年七号)

2 議長は、新たに個人情報取扱事務の処理を外部に委託したときは、外部委託記録票を作成しなければならない。

(一部改正…二七年七号)

(目的外利用)

第六条 議長は、新たに公文書に記録された個人情報を目的外利用したときは、目的外利用記録票を作成しなければならない。

(外部提供)

第七条 議長は、新たに公文書に記録された個人情報を外部提供したときは、外部提供記録票を作成しなければならない。

(審議会への報告)

第八条 条例第十四条第三項及び第十五条第三項に規定する審議会への報告は、個人情報(目的外利用・外部提供)報告書により行うものとする。

(個人情報ファイル記録票等の閲覧)

第九条 個人情報ファイル記録票、外部委託記録票、目的外利用記録票及び外部提供記録票は、区民の閲覧に供するものとする。

(一部改正…二七年七号)

(開示等の請求等)

第十条 条例第二十一条第一項に規定する請求書は、自己情報開示請求書とする。

2 条例第二十一条第一項第三号に規定する実施機関が定める事項は、閲覧、視聴及び写し等の交付の請求の区分とする。

3 条例第二十一条第二項に規定する請求書は、自己情報(訂正・削除・目的外利用中止・外部提供中止・特定個人情報の利用中止・特定個人情報の実施機関外提供中止)請求書とする。

(一部改正…二七年七号)

4 条例第二十一条第二項第四号に規定する実施機関が定める事項は、訂正、削除、目的外利用の中止若しくは外部提供の中止又は特定個人情報の利用の中止若しくは実施機関外提供の中止の請求の区分とする。

(一部改正…二七年七号)

5 条例第二十一条第四項に規定する実施機関が定める書類は、次に掲げる書類とする。

 本人請求の場合 運転免許証、旅券、健康保険被保険者証、個人番号カードその他議長が必要と認める書類

(一部改正…二八年一号)

 法定代理人による請求の場合

 未成年者の法定代理人による請求の場合 未成年者の法定代理人に係る前号に規定する書類、戸籍謄本その他法定代理人であることを確認するために議長が必要と認める書類

 成年被後見人の法定代理人による請求の場合 成年被後見人の法定代理人に係る前号に規定する書類、後見登記等に関する法律(平成十一年法律第百五十二号)第十条第一項に規定する登記事項証明書その他法定代理人であることを確認するために議長が必要と認める書類

 本人の委任による代理人請求の場合 本人及び本人の委任による代理人に係る第一号に規定する書類並びに本人の署名及び押印のある委任状(押印した印鑑に係る印鑑登録証明書が添付されたものに限る。)

(追加…二七年七号)

6 議長は、条例第二十一条第四項ただし書に規定する調査を行う場合においては、当該代理人若しくは本人又はその関係人に対し、質問し、又は当該代理人と本人との関係を証する文書その他の物件の提出を求めることができる。

(追加…二七年七号)

(可否決定通知書等)

第十一条 条例第二十二条第一項及び第二項に規定する通知は、可否決定通知書により行うものとする。

2 条例第二十二条第三項に規定する通知は、決定期間延長通知書により行うものとする。

3 条例第二十二条第四項に規定する通知は、開示等決定期間特例延長通知書により行うものとする。

(第三者保護に関する手続)

第十二条 条例第二十二条の二第一項に規定する実施機関が定める事項は、当該自己情報が記録された公文書の件名、公文書の作成年月日その他必要な事項とする。

2 議長は、条例第二十二条の二第一項又は第二項の規定により第三者に意見書を提出する機会を与える場合は、意見照会書により通知するものとする。

3 議長は、条例第二十二条の二第三項の規定により反対意見書が提出された場合において、当該反対意見書に係る自己情報の全部又は一部について開示、訂正、削除、目的外利用の中止若しくは外部提供の中止又は特定個人情報の利用の中止若しくは実施機関外提供の中止の決定をしたときは、直ちに当該決定に係る可否決定告知書により反対意見書を提出したものに通知するものとする。

(一部改正…二七年七号)

(個人情報(訂正・削除・目的外利用中止・外部提供中止・特定個人情報の利用中止・特定個人情報の実施機関外提供中止)通知書)

第十三条 条例第二十三条第二項に規定する通知は、個人情報(訂正・削除・目的外利用中止・外部提供中止・特定個人情報の利用中止・特定個人情報の実施機関外提供中止)通知書により行うものとする。

(一部改正…二七年七号)

(本人若しくは法定代理人又は本人の委任による代理人の確認等)

第十四条 条例第二十三条の二第一項の開示は、開示請求者が当該開示請求に係る自己情報の本人若しくは法定代理人又は本人の委任による代理人であることを確認して、関係職員立会いの下に行うものとする。

(一部改正…二七年七号)

2 条例第二十三条の二第一項に規定する実施機関が定める書類については、第十条第五項の規定を準用する。

(閲覧又は視聴をする公文書の取扱い)

第十五条 条例第二十三条の二第二項の規定による自己情報の閲覧又は視聴をする者は、当該自己情報が記録された公文書を汚損し、又は破損することがないよう丁寧に取り扱わなければならない。

2 議長は、前項の規定に違反した者又は違反するおそれがあると認められる者に対しては、閲覧又は視聴を中止させ、又は禁止することができる。

(電磁的記録に記録された自己情報の開示の方法)

第十六条 条例第二十三条の二第二項に規定する実施機関が定める方法は、次に掲げる電磁的記録の種別に応じ、当該各号に定める方法(プログラム(電子計算機に対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。以下同じ。)を用いて行う必要があるものにあっては、議長が保有するプログラムにより行うことができるものに限る。)とする。

 録音テープ、ビデオテープ又は光ディスク 当該録音テープ、ビデオテープ若しくは光ディスクを専用機器により再生したものの視聴又は複写したものの交付

(一部改正…二七年七号)

 その他の電磁的記録 当該電磁的記録を用紙に出力したものの閲覧又は交付

2 前項第二号の規定にかかわらず、当該電磁的記録を専用機器により再生したものの閲覧若しくは視聴又は複写したものの交付の方法(プログラムを用いて行う必要があるものにあっては、議長が保有するプログラムにより行うことができるものに限る。)により開示することが容易であり、かつ、当該電磁的記録に条例第十八条第三項各号に定める不開示情報が記録されていないときは、当該方法とすることができる。

(一部改正…二六年一号)

(審査会に意見を求めた旨の通知)

第十七条 議長は、条例第二十四条の二の規定により通知する場合は、渋谷区個人情報保護条例施行規則(平成二年渋谷区規則第四号。以下「区規則」という。)で定めるものの例によるものとする。

(実施状況の公表)

第十八条 議会が管理する個人情報保護の実施状況の公表は、区議会広報紙に掲載して行うものとする。

(様式)

第十九条 この規程の施行に必要な文書の様式については、区規則で定めるものの例によるものとする。

(委任)

第二十条 この規程の施行について、必要な事項は、議長が別に定める。

附 則

この規程は、平成十八年二月一日から施行する。

附 則(平成二七年議訓令甲第七号)

この規程の施行の際、改正前の渋谷区個人情報保護条例施行規程の規定により現にされている開示、訂正、削除、目的外利用の中止又は外部提供の中止の請求に対する決定の手続については、なお従前の例による。

渋谷区個人情報保護条例施行規程

平成18年1月31日 議会訓令甲第1号

(平成28年2月10日施行)

体系情報
第1章 則/第9節 情報公開・個人情報保護等
沿革情報
平成18年1月31日 議会訓令甲第1号
平成26年1月20日 議会訓令甲第1号
平成27年10月8日 議会訓令甲第7号
平成28年2月10日 議会訓令甲第1号