○渋谷区立学校文書管理規程

平成一一年三月二九日

教訓令甲第六号

(目的)

第一条 この規程は、渋谷区立の幼稚園、小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の管理について基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(一部改正…二〇年九号)

(文書の取扱いの基本)

第二条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が円滑適正に行われるように処理しなければならない。

(校長の職務)

第三条 校長は、その学校における文書事務が適正に行われるように努めなければならない。

(文書取扱主任)

第四条 学校に文書取扱主任を置き、校長が指定する者をもって充てる。

2 文書取扱主任は、校長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。

 文書の審査に関すること。

 文書事務の進行管理に関すること。

 文書事務の指導、助言及び改善に関すること。

 その他文書事務に関し必要なこと。

(簿冊)

第五条 文書の取扱いに必要な簿冊は次のとおりとする。

 収受文書件名簿(別記第一号様式)

 発書文書件名簿(別記第二号様式)

 金券等文書簿(別記第三号様式)

 その他必要な補助簿

(文書の記号及び番号)

第六条 収受文書及び発書文書には、文書記号及び文書番号を付するものとする。ただし、軽易な文書については、この限りではない。

2 文書記号は、受発した当該年度の数字、「渋」及び学校の名称を表す三文字以内の文字並びに収受文書にあっては「収」、発書文書にあっては「発」を付するものとする。

3 文書番号は、毎年四月一日に起こし、三月三十一日に止める。

(到達文書の収受及び配布)

第七条 学校に到達した文書は、次の各号により収受し、担当者に配布する。

 一般文書は開封し、収受印を押して収受文書件名簿に記載し、担当者に配布する。ただし、軽易な文書は、登録を省略して配布することができる。

 書留(現金書留を含む。)、内容証明及び配達証明扱いによる文書は、文書の余白(開封しないものにあっては封筒)に収受印を押し、金券等文書簿に所要事項を記載し、受領印を徴して担当者に配布する。

(事案の処理方針)

第八条 事案の処理は、文書によるものとし、校長が中心となり速やかに処理しなければならない。

2 起案文書又は回覧文書は、審議・審査・協議その他の事案決定に必要な余裕をおいて起案し、又は回覧しなければならない。

(起案)

第九条 文書の起案は、起案用紙(別記第四号様式)を用いて平易明確に行い、字句等を訂正したときはその箇所に証印する。

2 軽易な文書は、起案用紙を用いず符せん若しくは文書の余白を利用して処理し、又は電話その他便宜の方法により行うことができる。ただし、電話その他便宜の方法により処理した場合は、その処理状況を必ず明らかにしておかなければならない。

3 常例により取り扱う文書は、一定の簿冊により処理することができる。

(関係書類の添付)

第十条 起案文書には、必要に応じ、起案の理由及び事案の経過を明らかにする関係文書を添付しなければならない。

(起案文書の登録)

第十一条 起案文書は、次の各号により登録する。

 収受文書により起案した場合は、収受文書件名簿の処理経過欄に記載する。

 収受文書によらないで起案した場合は、文書取扱主任において発書文書件名簿に記載し、発書番号順に整理保管する。

(文書の発信者名)

第十二条 校外へ発送する文書は、校長名を用いる。ただし、照会文書、回答文書等で軽易なものは、学校名又は副校長名を用いることができる。

(一部改正…二〇年九号)

(回覧)

第十三条 起案を要しない文書で回覧を要するものは、起案用紙を用いて回覧するものとする。ただし、軽易なものは、文書の余白に「回覧」の表示をし、回覧押印欄を設けて回覧することができる。

(公印の押印)

第十四条 発書文書は、渋谷区教育委員会公印規程(昭和三十七年渋谷区教育委員会訓令甲第四号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書は公印の押印を省略することができる。

(ファクシミリ文書の処理)

第十五条 ファクシミリにより送受信された印刷物は、文書として発送され、到達したものとみなす。

(文書の整理)

第十六条 文書は常に整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管するとともに、紛失、火災、盗難等の予防に努めなければならない。

(文書の編さん保存)

第十七条 文書の編さん保存については、渋谷区教育委員会文書編さん保存規程(平成十一年渋谷区教育委員会訓令甲第一号)の例による。

附 則

この訓令は、平成十一年四月一日から施行する。

附 則(平成二〇年教訓令甲第九号)

この訓令は、平成二十年四月一日から施行する。

別記第1号様式(第5条関係)

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別記第2号様式(第5条関係)

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別記第3号様式(第5条関係)

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別記第4号様式(第9条関係)

(一部改正…15年8号・20年9号)

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渋谷区立学校文書管理規程

平成11年3月29日 教育委員会訓令甲第6号

(平成20年4月1日施行)