○渋谷区教育委員会文書編さん保存規程

平成一一年二月二五日

教訓令甲第一号

東京都渋谷区教育委員会事務局文書編さん保存規程(昭和三十五年東京都渋谷区教育委員会訓令甲第一号)の全部を改正する。

(趣旨)

第一条 この規程は、法令に定めるものを除き渋谷区教育委員会における文書編さん保存に関し、必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第二条 この規程で文書とは、事案決定及び施行又は供覧の手続が完結した文書並びに帳簿をいう。

(保存期間)

第三条 文書の保存期間は、次の五種とする。

第一種 長期保存

第二種 十年保存

第三種 五年保存

第四種 三年保存

第五種 一年保存

2 主管課長は、文書の保存期間が前項の規定により難いと認めるときは、文書の保存期間を別に定めることができる。

3 前二項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書の保存期間は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

4 文書の保存期間の計算は、文書完結の日の属する会計年度の翌年度の四月一日から起算する。ただし、暦年による必要がある文書は、文書完結の日の属する年の翌年の一月一日から起算する。

5 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の保存期間は、当該各号に掲げる日から起算する。

 出納整理期間中に作成した文書で、前年度の会計事務に係るもの 当該文書完結の日の属する年度の四月一日

 年度の末に作成した文書で、翌年度の会計事務に係るもの 当該文書完結の日の属する年度の翌々年度の四月一日

6 主管課において事務執行上年度又は年を越えて常時利用する必要があると認める文書の保存期間は、第四項の規定にかかわらず、その常用の期間が終了した日(以下「終了日」という。)の属する会計年度の翌年度の四月一日又は終了日の属する年の翌年の一月一日から起算するものとする。

(分類)

第四条 文書の分類は、別に定める文書分類表による。ただし、分類表に例示のない文書については類似文書により、類似文書のないものは主管課長が定める。

(保管責任者)

第五条 各課に置かれる文書取扱主任を、その課の文書保管責任者(以下「保管者」という。)とする。

(編さん)

第六条 完結文書は、各課の文書取扱主任の指示に従い、主務係長が、次の各号により速やかに編さんしなければならない。

 会計年度によりこれを区分する。ただし、暦年による必要がある文書は、暦年による。

 二以上の完結文書で保存期間を異にする場合において、その文書が相互に極めて密接な関係があるときは、一簿冊に編さんする。

 年度又は年を越えて処理した文書は、その事件が完結した年度又は年の分に編さんする。

(文書の引継ぎ)

第七条 前条の規定により編さんした文書は、保存期間の開始の日以後、第五種のものはその主務係長において保管するものとし、その他のものは速やかに保管者に引き継がなければならない。

(保存の方法)

第八条 保管者は、前条の規定により引継ぎを受けた文書を保存期間別に保存箱に収納して、書庫に保存するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、本庁以外の事務所において編さんした文書については、当該事務所において保存することができる。

(保存文書の利用)

第九条 主管課の職員以外が保存文書を利用する場合は、当該保存文書の保管者に申し出なければならない。

2 前項の申出があったときは、保管者は主管課長の承認を得て、保存文書を貸し出すものとする。

3 利用期間は、五日以内とする。ただし、保管者は利用期間中においても必要があると認めるときは、いつでも返還を求めることができる。

4 保存文書は、転貸し、又は庁外に携行してはならない。

(紛失き損)

第十条 保存文書を紛失・き損した者は、所属課長を経て、直ちに始末書を教育振興部庶務課長(以下「庶務課長」という。)に提出しなければならない。

(一部改正…二六年二号)

(廃棄)

第十一条 保管者は、保存文書が保存期間を経過したときは、当該保存文書を速やかに廃棄しなければならない。

2 主管課長は、保存文書で保存の必要がないと認めるものについて、第三条第一項又は第二項に規定する保存期間にかかわらず、庶務課長に合議の上、これを廃棄することができる。

3 保存期間を経過した文書で、なお必要があると認められるものは、さらに期間を定めて保存することができる。

附 則

この訓令は、平成十年四月一日から適用する。

附 則(平成二六年教訓令甲第二号)

この訓令は、平成二十六年四月一日から施行する。

渋谷区教育委員会文書編さん保存規程

平成11年2月25日 教育委員会訓令甲第1号

(平成26年4月1日施行)