○渋谷区文書編さん保存規程

平成九年一二月二二日

訓令甲第二一号

東京都渋谷区役所文書編さん保存規程(昭和三十四年東京都渋谷区訓令甲第六号)の全部を改正する。

(趣旨)

第一条 この規程は、法令に定めるものを除き、文書の編さん及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。

(用語の意義)

第二条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(本条全部改正…一九年一六号)

 文書 事案決定及び施行又は供覧等の手続が完結した文書並びに帳簿をいう。

 課 渋谷区組織規則(昭和四十年渋谷区規則第十七号)第八条に規定する課及び会計管理室をいう。

 課長 課の長をいう。

(保存期間)

第三条 文書は、次に掲げる区分により保存する。

第一種 長期保存

第二種 十年保存

第三種 五年保存

第四種 三年保存

第五種 一年保存

2 主管課長は、文書の保存期間が前項の規定により難いと認めるときは、文書の保存期間を別に定めることができる。

(一部改正…一九年一六号)

3 前二項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書の保存期間は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

4 文書の保存期間の計算は、前条の手続が完結した日(帳簿にあっては、その帳簿への記載が終了した日。以下「文書完結の日」という。)の属する会計年度の翌年度の四月一日から起算する。ただし、暦年により編さんする必要がある文書は、文書完結の日の属する年の翌年の一月一日から起算する。

5 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の保存期間は、当該各号に掲げる日から起算する。

(本項追加…一〇年一号)

 出納整理期間中に作成した文書で、前年度の会計事務に係るもの 当該文書完結の日の属する年度の四月一日

 年度の末に作成した文書で、翌年度の会計事務に係るもの 当該文書完結の日の属する年度の翌々年度の四月一日

6 主管課において事務執行上年度又は年を越えて常時利用する必要があると認める文書の保存期間は、第四項の規定にかかわらず、その常用の期間が終了した日(以下「終了日」という。)の属する会計年度の翌年度の四月一日又は終了日の属する年の翌年の一月一日から起算するものとする。

(一部改正・一項繰下…一〇年一号、一部改正…一九年一六号)

(分類)

第四条 文書の分類は、別に定める文書分類表による。ただし、文書分類表に例示のない文書については類似文書により、類似文書のないものは主管課長が定める。

2 文書分類表の種類は、次の二種とする。

 指定文書分類表

 所管文書分類表

3 指定文書分類表は、文書課長が関係課等と協議の上定め、所管文書分類表は、主管課長が定める。この場合において、文書課長は、所管文書分類表について必要な調整を行うことができる。

(一部改正…二四年四号)

(保管責任者)

第五条 渋谷区処務規程(昭和四十年渋谷区訓令甲第十四号)第二十二条に規定する文書主任又は文書取扱主任を、その課の文書保管責任者(以下「保管者」という。)とする。

(一部改正…一九年一六号)

(編さん)

第六条 事務主任者は、第四条の文書分類表に基づき、会計年度又は暦年の区分により文書を速やかに編さんしなければならない。

2 二以上の文書で保存期間が異なる場合において、その文書が相互に極めて密接な関係があるときは、一簿冊に編さんすることができる。

3 第一項の規定にかかわらず、事務執行上の必要等がある場合は、二年又は二年以上にわたる分を一簿冊に編さんすることができる。

4 年度又は年を越えて処理した文書は、その事件が完結した年度又は年の分として編さんする。

(文書の引継ぎ)

第七条 前条の規定により編さんした文書は、保存期間の開始の日以後、第五種のものはその事務主任者において保管するものとし、その他のものは速やかに保管者に引き継がなければならない。

(保存の方法)

第八条 保管者は、前条の規定により引継ぎを受けた文書を保存期間別に保存箱に収納して、書庫に保存するものとする。

2 前項の規定により書庫において保存する文書(以下「保存文書」という。)の配置の調整等を行う者として書庫主任を置き、文書課文書係長をもって充てる。

(一部改正…二四年四号)

3 第一項の規定にかかわらず、本庁以外の事務所において編さんした文書については、当該事務所において保存することができる。

(保存文書の利用)

第九条 主管課の職員以外の職員が保存文書を利用しようとする場合は、当該保存文書の保管者に申し出なければならない。

2 前項の申出があったときは、保管者は主管課長の承認を得て、保存文書を貸し出すものとする。

3 保存文書の貸出期間は、五日以内とする。ただし、保管者は貸出期間中においても必要があるときは、いつでも当該保存文書の返還を求めることができる。

4 第二項の規定により貸し出した保存文書は、転貸し、又は庁外に持ち出してはならない。

(紛失・損傷)

第十条 保存文書を紛失し、又は損傷した者は、所属課長を経て、直ちに報告書を文書課長に提出しなければならない。

(一部改正…二四年四号)

(廃棄)

第十一条 保管者は、保存文書が保存期間を経過したときは、当該保存文書を毎年文書課長が定める期間中に、速やかに廃棄しなければならない。

(一部改正…二四年四号)

2 主管課長は、保存文書で保存の必要がないと認めるものについて、第三条第一項又は第二項に規定する保存期間にかかわらず、文書課長に合議の上、これを廃棄することができる。

(一部改正…二四年四号)

3 保存期間を経過した保存文書で、なお必要があると認められるものは、さらに期間を定めて保存することができる。

附 則

この訓令は、平成九年四月一日から適用する。

附 則(平成一〇年訓令甲第一号)

この訓令は、平成九年四月一日から適用する。

附 則(平成一九年訓令甲第一六号)

1 この訓令は、平成十九年四月一日から施行する。

2 地方自治法の一部を改正する法律(平成十八年法律第五十三号)附則第三条第一項の規定により従前の例により在職するものとされる収入役の任期中にあっては、改正前の第二条並びに第三条第二項及び第六項の規定は適用せず、改正前の第二条並びに第三条第二項及び第六項の規定は、なおその効力を有する。

附 則(平成二四年訓令甲第四号)

この訓令は、平成二十四年四月一日から施行する。

渋谷区文書編さん保存規程

平成9年12月22日 訓令甲第21号

(平成24年4月1日施行)