○渋谷区処務規程

昭和四〇年四月一日

訓令甲第一四号

第一章 総則

(目的)

第一条 この規程は、法令その他別に定めるものを除き、区長の権限に属する事務執行の能率的運営とその責任の明確化を図ることを目的とする。

(一部改正…四年一三号)

(用語の定義)

第一条の二 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(本条追加…一七年一号)

(一部改正…一八年一〇号・一九年二〇号・二〇年二号)

 部長 前号に規定する部の長をいう。

(一部改正…一九年二〇号・二六年四号・二七年二号)

(追加…二〇年三一号)

 参事 組織規則第九条第二項に規定する参事をいう。

(追加…一八年一〇号、一部改正・一号繰下…二〇年三一号)

 課 組織規則第八条に規定する課をいう。

(一部改正・一号繰下…一八年一〇号、一部改正…一九年二〇号、一号繰下…二〇年三一号、一部改正…二七年二号)

 課長 前号に定める課の長をいう。

(一号繰下…一八年一〇号、一部改正…一九年二〇号、一号繰下…二〇年三一号)

 担当課長 組織規則第九条第二項に規定する担当課長をいう。

(追加…二五年五号)

 副参事 組織規則第九条第二項に規定する副参事をいう。

(追加…一八年一〇号、一号繰下…二〇年三一号・二五年五号)

 文書 区における事務の執行につき必要な全ての書類をいう。

(二号繰下…一八年一〇号、一号繰下…二〇年三一号、一部改正…二四年二号、一号繰下…二五年五号)

 電子文書 区における事務の執行につき必要な電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られる記録をいう。)をいう。

(二号繰下…一八年一〇号、一号繰下…二〇年三一号・二五年五号)

十一 文書等 文書及び電子文書をいう。

(二号繰下…一八年一〇号、一号繰下…二〇年三一号・二五年五号)

十二 起案文書 事案の決定のための案を記載した文書をいう。

(二号繰下…一八年一〇号、一号繰下…二〇年三一号・二五年五号)

十三 供覧文書 組織内において閲覧に供するため回付する文書で決裁を伴わないものをいう。

(追加…二五年五号)

(二号繰下…一八年一〇号、一号繰下…二〇年三一号、二号繰下…二五年五号、一部改正…二八年一〇号)

十五 電子署名 電子文書について行われる措置であつて、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該電子文書が当該措置を行つた者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該電子文書について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(二号繰下…一八年一〇号、一号繰下…二〇年三一号、二号繰下…二五年五号)

第二章 職員の職責

(執務の原則)

第二条 職員は、区民全体の奉仕者として、公務を民主的に運営すべき責務を深く自覚し、法令、条例、規則その他の規程及び上司の命令に従い、誠実、公正かつ能率的に職務を遂行しなければならない。

(一部改正…四八年四号)

(副区長の職責)

第三条 副区長は、区長を補佐し、職員を指揮監督する。

(一部改正…四八年四号・一九年一五号)

(部長等の職責)

第四条 部長は、区長及び副区長の命を受け、その部の事務をつかさどり、所属職員を指揮監督する。

(一部改正…四一年一三号・五九年五号・一六年二号・六号・一七年一号・一九年一五号・二〇号)

2 担当部長は、上司の命を受け、所属部長の総合調整の下に担任の事務をつかさどり、担任の事務に従事する職員を指揮監督する。

(追加…二〇年三一号)

3 前二項の規定にかかわらず、危機管理対策監は、大規模事故等の危機が発生した場合又は発生するおそれがある場合で、区長が必要と認めたときは、区長及び副区長の命を受け、担任の事務をつかさどり、当該大規模事故等に係る事務に限り、部長(所属部長を含む。)その他職員を指揮監督するものとする。

(追加…二九年一二号)

4 参事は、上司の命を受け、担任の事務をつかさどる。

(追加…四八年四号・一部改正…六一年一〇号・七年一号・一六年六号、一項繰下…二〇年三一号・二九年一二号)

(課長等の職責)

第五条 課長は、上司の命を受け、課の事務をつかさどり、かつ、所属職員を指揮監督し、又は担任の事務を処理する。

(一部改正…四二年九号・四三年一〇号・四四年七号・五九年五号・六三年七号・元年一号・四年一三号・一七年一号・一八年一〇号・一九年二〇号・二六年四号)

2 担当課長は、上司の命を受け、担任事務をつかさどり、担任事務に従事する職員を指揮監督する。

(追加…二五年五号)

3 副参事は、上司の命を受け、担任の事務をつかさどる。

(追加…一八年一〇号、一項繰下…二五年五号)

(係長等の職責)

第六条 係長及び課務担当主査は、課長又は担当課長の命を受け、係の事務又は担任の事務を処理する。

(一部改正…二五年五号)

(本条全部改正…五六年三号)

2 主査は、上司の命を受け、係の事務又は課務担当主査の担任事務のうち、特定の事務を処理する。

(その他の職員の職責)

第七条 第三条から前条までに定める職員以外の職員は、上司の指揮監督を受け、職務上の命令に従い、職務に専念しなければならない。

(一部改正…一九年二〇号)

第三章 事案の専決

(区長決裁事案)

第八条 区長が決裁する事案は、次のとおりとする。(甲)

 区行政の運営に関する一般方針の確定に関すること。

 区議会に関すること。

 予算の編成に関すること。

 行政委員会の委員その他特別職に当たる者の任免、報酬及び費用弁償に関すること。

 部長、課長及びこれらに相当する職にある者の任免、分限、懲戒、表彰、服務及び給与に関すること。

(一部改正…五九年五号)

 職員の外国旅行、副区長の出張、欠勤又は休暇(公民権の行使及び育児時間の利用を含む。以下同じ。)並びに部長及びこれに相当する職にある者の近接地外旅行に関すること。

(一部改正…四三年一三号・五六年三号・五九年五号・一九年一五号・二〇号)

 五千万円以上の工事又は製造の請負契約を伴う事業の決定及び二千万円以上の物件の売買又は賃貸借の契約、業務委託契約その他の契約等を伴う事業の決定に関すること。

(改正…六年一号)

 条例、規則及び訓令に関すること。

 特に重要な告示、公告、公表、通達、申請、照会、回答、諮問及び通知に関すること。

 特に重要な事項に関する報告、答申、進達及び副申に関すること。

十一 特に重要な情報の公開及び個人情報の開示等に関すること。

(追加…二年六号)

十二 訴訟、和解及び不服申立てに関すること。

(一号繰下げ…二年六号、一部改正…二八年一〇号)

十三 損害賠償額の決定及び和解に関すること。

(一号繰下げ…二年六号)

十四 五百万円以上の予備費充用及び予算流用に関すること。

(一号繰下げ…二年六号、一部改正…六年一号)

十五 百万円以上の補助金、分担金及び負担金並びに寄付に関すること。

(一号繰下げ…二年六号、一部改正…六年一号)

十六 重要な権限上の疑義に関すること。

(一号繰下げ…二年六号)

十七 前各号のほか、特に重要又は異例に属する事項に関すること。

(一号繰下げ…二年六号)

(副区長の専決事案)

第九条 副区長が専決できる事案は、次のとおりとする。(乙)

(一部改正…一九年一五号)

 方針の確定している区行政の執行で重要なものに関すること。

 職員(部長、課長及びこれらに相当する職にある者を除く。)の任免、分限、懲戒、表彰、服務及び給与に関すること。

(一部改正…五九年五号)

 課長及びこれに相当する職にある者の近接地外旅行並びに部長及びこれに相当する職にある者の近接地内旅行、欠勤又は休暇に関すること。

(改正…四三年一三号、一部改正…五六年三号・五九年五号・一九年二〇号・二六年四号)

 千五百万円以上五千万円未満の工事又は製造の請負契約を伴う事業の決定及び一千万円以上二千万円未満の物件の売買又は賃貸借の契約、業務委託契約その他の契約等を伴う事業の決定に関すること。

(改正…六年一号)

 職員の福利厚生に関すること。

 五十万円以上五百万円未満の予備費充用及び予算流用に関すること。

(一部改正…六年一号)

 五十万円以上百万円未満の補助金、分担金及び負担金並びに寄付に関すること。

(一部改正…六年一号)

 前各号のほか、重要な事項に関すること。

(部長の専決事案)

第十条 部長が専決できる事案は、次のとおりとする。ただし、第七号については経営企画部長に限るものとする。(丙)

(一部改正…五九年五号・六年一号・九年三号・一二年一号・一六年二号・六号・一七年一号・二八年一〇号)

 係長以下の所属職員の近接地外旅行に関すること。

(一部改正…五六年三号、一号繰上…五九年五号)

 部長が指揮監督する課長及びこれに相当する職にある者の近接地内旅行、欠勤又は休暇に関すること。

(改正…四一年一三号、一部改正…五六年三号、一部改正・一号繰上…五九年五号)

 五百万円以上千五百万円未満の工事又は製造の請負契約を伴う事業の決定及び三百万円以上一千万円未満の物件の売買又は賃貸借の契約、業務委託契約その他の契約等を伴う事業の決定に関すること。

(改正…六年一号)

 重要な告示、公告、公表、通達、申請、照会、回答、諮問及び通知に関すること。

(一号繰上…五九年五号)

 重要な事項に関する報告、答申、進達及び副申に関すること。

(一号繰上…五九年五号)

 重要な情報の公開及び個人情報の開示等に関すること。

(追加…二年六号)

 五十万円未満の予備費充用及び予算流用に関すること。

(改正…四三年九号、一号繰上…五九年五号、一号繰下げ…二年六号、一部改正…六年一号)

 二十万円以上五十万円未満の補助金、分担金及び負担金並びに寄付に関すること。

(一号繰上…五九年五号、一号繰下げ…二年六号、一部改正…六年一号)

 権限上の疑義に関すること。

(一号繰上…五九年五号、一号繰下げ…二年六号)

 前各号に準ずる重要な事項に関すること。

(一号繰上…五九年五号、一号繰下げ…二年六号)

(課長の専決事案)

第十一条 課長が専決できる事案は、次のとおりとする。ただし、第二号については、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)に限るものとする。(丁)

(一部改正…六年一号・一七年一号)

 課長が指揮監督する職員の近接地内旅行、欠勤、休暇、超過勤務、休日勤務又は週休日の振替に関すること。

(改正…四一年一三号、一部改正…五六年三号・五九年五号・一〇年五号)

 職員の閉庁時窓口の勤務に関すること。

(一部改正…四年一三号)

 五百万円未満の工事又は製造の請負契約を伴う事業の決定及び三百万円未満の物件の売買又は賃貸借の契約、業務委託契約その他の契約等を伴う事業の決定に関すること。

(改正…六年一号)

 支出の内容の決定に関すること。

(追加…六年一号)

 定例的な告示、公告、公表、通達、申請、照会、回答、諮問及び通知に関すること。

(一号繰下…六年一号)

 定例的な事項に関する報告、答申、進達及び副申に関すること。

(一号繰下…六年一号)

 定例的又は軽易な情報の公開及び個人情報の開示等に関すること。

(追加…二年六号、一号繰下…六年一号)

 二十万円未満の補助金、分担金及び負担金並びに寄付に関すること。

(一号繰下…二年六号、一号繰下・一部改正…六年一号)

 諸証明、奥書、奥印、公簿の閲覧及び謄抄本に関すること。

(一号繰下…二年六号・六年一号)

 前各号のほか、定例的かつ軽易な事項に関すること。

(一号繰下…二年六号・六年一号)

(専決にかかわる疑義)

第十二条 専決事案のうち疑義のあるものについては、上司の指揮を受けなければならない。

(回議文書の標示)

第十三条 回議文書には、第八条から第十一条までの決裁区分に従つて、それぞれ甲、乙、丙、丁の標示をしなければならない。

(一部改正…五九年五号・一〇年二号)

(供覧)

第十三条の二 供覧文書は、第八条から第十一条までの決裁区分に準じて回付するものとする。ただし、定例的又は簡易な事項に係るものについては、この限りでない。

(追加…二五年五号)

第四章 事案の代決

(区長が不在のときの事案の代決)

第十四条 区長が出張又は休暇その他の事故により不在(以下「不在」という。)であるときは、副区長がその事案を代決する。

(一部改正…一九年一五号)

(副区長が不在のとき等の事案の代決)

第十五条 副区長が不在のとき又は区長及び副区長のいずれもが不在であるときは、総務部長がその事案を代決する。

(一部改正…一九年一五号・二〇号)

2 区長、副区長及び総務部長がともに不在のときは、主管の部長がその事案を代決する。

(一部改正…四一年一三号・一九年一五号・二〇号・二六年四号)

(部長が不在のときの事案の代決)

第十六条 部長が不在のときは、主務課長がその事案を代決する。

(課長が不在のときの事案の代決)

第十七条 課長が不在のときは、主務係長がその事案を代決する。

(代決できる事案)

第十八条 第十四条から前条までの規定に基づき代決できる事案は、特に至急に処理しなければならない事案に関するものとする。ただし、決裁区分に従い、特に重要又は異例に属する事案については、代決することができない。

(一部改正…一九年二〇号)

(後閲)

第十九条 第十四条から第十七条までの規定に基づき代決した事項は、それぞれ上司の後閲を受けなければならない。

第五章 文書等の管理

(改正…一七年一号)

第一節 総則

(文書等取扱の要旨)

第二十条 文書等は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が円滑適正に行なわれるよう処理しなければならない。

(一部改正…一七年一号)

(文書等事務の総括)

第二十一条 文書等の収受、配布、発送及び経由に関する事務は、総務部文書課長(以下「文書課長」という。)が総括する。

(一部改正…一七年一号・二四年二号)

(文書主任及び文書取扱主任)

第二十二条 部(会計管理室を含む。次条及び第二十六条から第二十七条の二までにおいて同じ。)の庶務を担当する課(以下「庶務担当課」という。)に文書主任を、各課に文書取扱主任を置く。

(一部改正…五九年五号・一七年一号・一九年二〇号)

2 文書主任は、庶務担当課の庶務を担当する係の係長をもつて、これに充てる。

(一部改正…二四年二号)

3 文書取扱主任は、課(庶務担当課を除く。)の庶務を担当する係の係長をもつて、これに充て、文書主任は、これを兼ねる。

(一部改正…四七年四号・一七年一号)

(文書主任及び文書取扱主任の職務)

第二十三条 文書主任及び文書取扱主任は、上司の命を受け、その部、課における次に掲げる事務に従事する。

 文書等の収受、配布及び発送に関すること。

(一部改正…一七年一号)

 文書の審査に関すること。

 文書等の整理及び保管に関すること。

(一部改正…一七年一号)

 文書事務の改善指導に関すること。

 文書等の保存及び引継ぎに関すること。

(一部改正…一七年一号)

 前各号のほか、文書処理に関し必要なこと。

第二節 文書の収受及び配布

(簿冊等)

第二十四条 文書主任及び文書取扱主任は、文書の取扱いのため、次の各号に掲げる帳票及び受付日付印等のうち、必要なものを備える。

(本条全部改正…三年一号)

 帳票

 収受文書件名簿

 発議文書件名簿

 文書送付簿

 金券文書送付簿

 文書転送簿

 親展簿

 例規番号簿

 文書経由簿

 文書使送簿

(一部改正…六年一号)

 受付日付印等

 受付日付印

 金券表示印

 収受印

2 文書取扱事務の円滑適正な推進のため、前項第一号に規定するもののほか必要な補助簿をおくことができる。

(文書の記号及び番号)

第二十五条 収受文書及び発議文書には、文書記号及び文書番号を付すものとする。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(本条全部改正…三年一号)

2 文書記号は、区名、主管部名及び主管課名のそれぞれの頭文字(会計管理室にあつては「会」とする。)並びに収受文書にあつては収、発議文書にあつては発を付すものとする。

(一部改正…一九年二〇号)

3 文書番号は、毎年四月一日に起こし、号をおつて付するものとし、翌年三月三十一日に止める。ただし、事案が完結するまでは同一の番号を用いなければならない。

4 完結が次年度にわたつたときの文書には、文書記号及び文書番号の前にその起用年度の年数を付すものとする。

(本庁到達文書の受領及び配布)

第二十六条 本庁に到達した文書は、文書課長が受領し、各部の文書主任に配布する。ただし、区長、副区長及び区宛ての文書(宛先が不明のものを含む。)、書留、内容証明、配達証明及び特別送達の文書並びに第二十七条の三第二項の規定により電子文書の内容を紙に出力して作成した文書については、総務部文書課文書係長(以下「文書係長」という。)に配布する。

(一部改正…六年一号・一七年一号・一九年一五号・二四年二号)

(本条全部改正…三年一号)

2 文書課長は、文書の内容が二部以上にわたるときは、所管を定めてその旨を余白に記入し、本書は、関係の最も多い部の文書主任に、写しは、それぞれ関係の部の文書主任に配布しなければならない。

(一部改正…一七年一号・二四年二号)

3 文書係長は、第一項ただし書の規定により配布された文書について、次表の定めるところにより処理を行う。

現金書留

金券文書送付書に所要事項を記載(開封したものについては、封筒又は文書の余白に金券表示印を押し、金券の種類及び金額を記入)して、事務を所管する課の文書取扱主任に配布する。

書留

内容証明

配達証明

特別送達

文書送付書に所要事項を記載して、事務を所管する課の文書取扱主任に配布する。到達日時が権利の得喪に重要な関係のあるものについては、その封筒に到達の日時を明記する。

開封した文書のうち、金券が添付されているもの

開封した現金書留の例による。

その他の文書

受付日付印を押し、事務を所管する部の文書主任に配布する。(電子文書の内容を出力して作成した文書にあつては、電子計算組織に備えられたファイルへの記録がされた時を日付とした受付日付印を押す。ただし、当該日付が紙に自動的に表示されるものについては、受付日付印の押印を省略することができる。)

(追加…二四年二号)

(部及び課における文書の受領及び配布)

第二十七条 文書主任は、前条第一項本文及び第三項により配布された文書を速やかに事務を所管する課の文書取扱主任に配布する。

(本条全部改正…二四年二号)

2 文書取扱主任は、課に配布された文書について、次の表の定めるところにより処理を行う。

現金書留及び金券添付文書

金券文書送付書とともに金銭出納員に配布する。

書留

内容証明

配達証明

特別送達

開封した文書のうち、金券が添付されているもの

その他の文書

封筒又は文書の余白に金券表示印を押し、金券の種類及び金額を記入し、金券文書送付書(文書係長が作成したものがあるときは、その送付書)に記入し、金銭出納員に配布する。

文書収受を必要とするものは、収受印を押し、収受文書件名簿に所要事項を記入し、課長の閲覧を受け、主管係長に配布する。その他の文書については、受付日付印を押し担当者に配布する。(電子文書の内容を出力して作成した文書にあつては、電子計算組織に備えられたファイルへの記録が最初にされた時を日付とした収受印又は受付日付印を押す。ただし、前条第三項の表の規定により文書係長が受付日月印を押したもの又は当該日付が紙に自動的に表示されるものについては、受付日付印の押印を省略することができる。)

3 文書取扱主任は、配布を受けた文書で、所属に属さないものがあるときは、直ちに文書主任(他の部の所管に属する文書については、文書係長)に回付しなければならない。

(通信回線の利用による電子文書の収受及び配布)

第二十七条の二 文書課長は、文書係長をして電子文書の受信を通信回線に接続した電子計算組織により定時又は適時に行うものとする。

(一部改正…二四年二号)

(本条追加…一七年一号、一条繰上…二四年二号)

2 前項の規定により電子文書を受信した場合は、当該電子文書の内容を紙に出力し、第二十六条から前条までの規定により収受及び配布の処理をしなければならない。

3 前項の規定により電子文書の内容を出力した紙は、到達した文書とみなす。

4 第二項の規定にかかわらず、文書課長は、必要があると認めるときは、電子計算組織を利用して、受信した電子文書を文書取扱主任に送信し、受信させることができる。

(一部改正…二四年二号)

(文書取扱主任による電子文書の収受及び配布)

第二十七条の三 前条第一項の規定にかかわらず、文書課長が認めるものについて、文書取扱主任は、電子文書の受信を当該電子計算組織により直接に行うことができる。

(一部改正…二四年二号)

(本条追加…一七年一号、一条繰上…二四年二号)

2 前条第四項又は前項の規定により電子文書を受信した場合は、文書取扱主任は、当該電子文書の内容を紙に出力し、第二十七条の規定により収受及び配布の処理をしなければならない。

(一部改正…二四年二号)

3 前項の規定により電子文書の内容を出力した紙は、到達した文書とみなす。

(電子署名の確認)

第二十七条の四 第二十七条の二第一項又は前条第一項の規定による電子文書の受信を行う際、電子署名が付与されたものを受信した場合は、文書課長又は文書取扱主任は、当該電子署名が真正のものであるかを検証しなければならない。

(一部改正…二四年二号)

(本条追加…一七年一号、一条繰上…二四年二号)

2 前項の規定により、当該電子文書が真正のものであると検証した場合は、その内容を出力した紙に「電子署名検証済み」と朱書しなければならない。

(閉庁時に到達した文書の受領等)

第二十八条 総務課長は、閉庁時に本庁に到達した文書について、閉庁時窓口の勤務に従事する者に受領させ、文書課長に引き渡さなければならない。

(改正…二〇年二号、一部改正…二四年二号)

(既決箱等)

第二十九条 文書を処理するため、決裁権者は、既決箱及び未決箱を備えなければならない。

第三節 文書の処理

(処理方針)

第三十条 文書は、係長又は事務主任者において、課長の指揮に従い、即日処理しなければならない。ただし、事案の性質により即日に処理することができないと認められるときは、上司の承認を受けなければならない。

2 処理は、全て決裁を受ける余裕をもつて行い、必要な審議をなし得るように努めなければならない。

(一部改正…二四年二号)

(起案)

第三十一条 事案の処理は、別に定めるものを除き、文書による。

(一部改正…二二年八号)

2 文書の起案は、別記様式による回議用紙を用いて平易明確に行い、字句等を訂正したときはその箇所に証印する。

(一部改正…四八年四号・二四年二号)

3 軽易な文書は、回議用紙を用いず符せん若しくは文書の余白を利用して処理し、又は電話その他便宜の方法により行い、文書の照復を省略することができる。ただし、電話その他便宜の方法によつて処理した場合は、その処理状況を必ず明らかにしておかなければならない。

4 常例により取り扱う文書は、一定の簿冊により処理することができる。

(関係書類の添付)

第三十二条 起案文書には、起案の理由及び事案の経過を明らかにする関係書類を添付しなければならない。

(起案文書の登録)

第三十三条 起案文書は、次の各号により登録する。

(本条全部改正…四〇年三一号)

 収受文書により起案した場合は、収受文書件名簿の処理経過欄に記載する。

(一部改正…三年一号)

 収受文書によらないで起案した場合は、文書取扱主任において発議文書件名簿に記載し、発議番号順に整理保管する。

(一部改正…三年一号)

(特別取扱方法)

第三十四条 回議文書には、事案の性質により「至急」、「秘」等と朱書をもつて表示し、機密文書は、封筒に入れてその旨表示しなければならない。

(一部改正…一〇年二号)

(文書等の発信者名)

第三十五条 庁外へ発送する文書等は、申請、副申、指令等重要なものは区長名を用いる。ただし、事案の軽重により副区長名及び部長名を用いることができる。

(一部改正…一七年一号・一九年一五号)

2 一般照復文書は、副区長名、部長名、区名又は部名を用いる。ただし、軽易な文書については、課長名又は課名をもつてすることができる。

(一部改正…一九年一五号)

3 対内文書には、職名のみを用い、氏名を省略するものとする。

(一部改正…四四年三号)

(事務担当者の標識)

第三十六条 文書等には、照会その他の便宜のため、文書等の末尾に事務担当者の氏名及び電話番号等を記入することができる。

(一部改正…八年一号・一七年一号)

(決裁事案の調整)

第三十七条 区長又は副区長の決裁を受ける事案(常例的なものを除く。)は、総務部長及び総務課長の調整を経るものとする。

(改正…四四年三号、一部改正…一九年一五号・二四年二号)

(文書の審査)

第三十七条の二 文書課長及び文書係長の審査を受ける文書は、おおむね次のとおりとする。

(一部改正…一九年二〇号・二四年二号)

(本条追加…四四年三号)

 区長又は副区長の決裁を受ける文書(常例的なものを除く。)

(一部改正…一九年一五号)

 告示、公告その他公示を要するもの(常例的なものを除く。)

(一部改正…七年一号)

 法令の解釈及び運用に関するもの

 訴訟、和解及び不服申立てに関するもの

(一部改正…二八年一〇号)

 区議会に提出する議案

 条例、規則等の制定又は改廃を要する事務事業に関するもの

2 部長の決裁を受ける文書は文書主任、課長の決裁を受ける文書は文書取扱主任の審査を受けなければならない。ただし、常例的なものを除く。

(一部改正…一〇年二号)

(合議及び決裁後供覧)

第三十八条 二以上の部、課に関連する文書は、関係の多い課において起案し、直接関係のある部、課へ合議しなければならない。ただし、供覧にとどまる意味の合議は、起案文書の決裁後に供覧することによつて代えるものとする。

(一部改正…四四年三号)

(合議事項の検討)

第三十九条 文書の合議を受けたときは、直ちに事案を検討し、異議があるときは、主管課長に協議し、協議が調わないときは、直ちに上司の指揮を受けなければならない。

(廃案等の通知)

第四十条 起案文書を廃案し、又はその内容に重要な変更が加えられるときは、主管課長はその旨を合議した関係部課長に再合議しなければならない。

(一部改正…一七年一号)

(回議文書の処理)

第四十一条 回議文書は、全て流れ方式によるものとし、特に臨時急施を要する文書、機密その他重要な文書は、内容を説明することができる職員が持回りすることができる。

(一部改正…二四年二号)

(機密又は緊急事案の処理)

第四十二条 機密又は緊急を要する文書は、上司の指揮を受けて通常の手続によらず便宜処理することができる。ただし、事後に所定の手続をとらなければならない。

(文書の処理状況の調査)

第四十三条 主管課長は、毎月一回未処理文書を調査するとともに、未完結文書の処理状況を常に明らかにしておかなければならない。

(未完結文書の調査及び指導等)

第四十四条 文書課長は、必要があると認めるときは、未完結文書の処理状態について調査を行い、文書事務の改善について指導するものとする。

(改正…一七年一号、一部改正…二四年二号)

第四節 文書の浄書及び発送

(浄書及び照合)

第四十五条 決裁済みの文書(以下「決裁文書」という。)で浄書を要するものは、速やかに浄書しなければならない。

(本条全部改正…八年一号)

2 浄書済みの文書(以下「浄書文書」という。)は、浄書後直ちに決裁文書と照合しなければならない。

(公印の押印)

第四十六条 照合した浄書文書は、渋谷区公印規程(昭和二十九年渋谷区告示第四十二号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、対内文書又は軽易な文書については、回議文書に「公印省略」と朱書し、公印を省略することができる。

(改正…八年一号)

(発送)

第四十六条の二 発送を要する文書は、直ちに郵送、使送等の適当な方法により発送しなければならない。

(追加…八年一号)

(ファクシミリの使用に係る文書の処理)

第四十六条の三 文書課長が別に定める文書の処理は、ファクシミリを用いて行うことができる。

(一部改正…一九年二〇号・二四年二号)

(本条追加…八年一号)

2 前項の場合において、次の各号に掲げるファクシミリの使用に係る文書の処理は、当該各号に掲げる処理とみなす。

 ファクシミリを用いて送信する原稿(以下「送信原稿」という。)の作成 第四十五条第一項に規定する浄書

 送信原稿と決裁文書の確認 第四十五条第二項に規定する照合

 前号の確認を行つた送信原稿の送信 前条に規定する発送

(一部改正…一九年二〇号)

3 前項第三号の送信の相手方において、当該送信によりファクシミリから出力された印刷物は、浄書文書として発送され、到達した文書とみなす。

(通信回線の利用による電子文書の施行)

第四十六条の四 電子文書に係る浄書、照合及び発送は、通信回線に接続した電子計算組織を利用して行うことができる。この場合において、次の各号に掲げる電子計算組織を利用した処理は、当該各号に掲げる処理とみなす。

 起案文書の浄書に係る事項の電子計算組織により送信する電子文書の作成 第四十五条第一項に規定する浄書

 作成した電子文書と決裁文書との確認 第四十五条第二項に規定する照合

 前号の確認を行つた電子文書の電子計算組織からの送信 第四十六条の二に規定する発送

(電子署名)

第四十六条の五 前条の規定により電子文書を発送する場合は、電子署名を付与しなければならない。ただし、軽易なものについては、電子署名を省略することができる。

(本条追加…一七年一号)

2 電子署名は、文書主任又は文書取扱主任が付与する。

3 文書主任又は文書取扱主任は、電子文書に電子署名を付与したときは、当該起案文書に「電子署名済み」と朱書しなければならない。

4 前項に定めるもののほか、電子署名を付与するために必要な手続等は、別に定める。

第五節 文書等の編さん保存

(改正…一七年一号)

(文書等の編さん保存)

第四十七条 文書等の編さん保存については別に定める。

(一部改正…一七年一号)

第六章 削除

(一三年二一号)

第四十八条から第六十二条まで 削除

(一三年二一号)

附 則

次に掲げる規程は、廃止する。

東京都渋谷区役所処務規程(昭和二十二年東京都渋谷区訓令甲第一号)

東京都渋谷区役所文書専決規程(昭和二十二年東京都渋谷区訓令甲第二号)

東京都渋谷区役所文書取扱規程(昭和二十五年東京都渋谷区訓令甲第三号)

附 則(昭和四〇年訓令甲第三一号)

この規程は、公布の日から施行し、昭和四十一年一月一日から適用する。

附 則(昭和四一年訓令甲第一三号)

この規程は、昭和四十二年一月一日から施行する。

附 則(昭和四二年訓令甲第一〇号)

この規程は、昭和四十三年一月一日から施行する。

附 則(昭和四三年訓令甲第一〇号)

この規程は、昭和四十三年十二月一日から施行する。

附 則(昭和四四年訓令甲第三号)

この訓令は、昭和四十四年四月一日から適用する。

附 則(昭和四八年訓令甲第四号)

1 この訓令は、昭和四十八年四月一日から適用する。

2 従前の回議用紙は、その残品の存する間、なお使用することができる。

附 則(昭和四八年訓令甲第五号)

この訓令は、昭和四十八年七月一日から適用する。

附 則(昭和四八年訓令甲第九号)

この訓令は、昭和四十八年八月十六日から適用する。

附 則(昭和四九年訓令甲第一〇号)

この訓令は、昭和四十九年十二月一日から適用する。

附 則(昭和五九年訓令甲第五号)

この訓令は、昭和五十九年七月一日から施行する。

附 則(昭和六一年訓令甲第一〇号)

この訓令は、昭和六十一年四月一日から施行する。

附 則(平成元年訓令甲第一号)

この訓令は、平成元年四月一日から施行する。

附 則(平成二年訓令甲第六号)

この訓令は、平成二年四月一日から施行する。

附 則(平成三年訓令甲第一号)

この訓令は、平成三年四月一日から施行する。

附 則(平成六年訓令甲第一号)

この訓令は、平成六年四月一日から施行する。

附 則(平成六年訓令甲第一〇号)

1 この訓令は、平成七年一月一日から施行する。

2 改正前の東京都渋谷区役所処務規程に規定する様式で現に残存するものは、必要な補正を加えた上で、なお当分の間使用することができる。

附 則(平成七年訓令甲第一号)

この訓令は、平成七年四月一日から施行する。

附 則(平成七年訓令甲第一三号)

この訓令は、平成八年一月一日から施行する。

附 則(平成八年訓令甲第一号)

この訓令は、平成八年四月一日から施行する。

附 則(平成九年訓令甲第三号)

この訓令は、平成九年四月一日から施行する。

附 則(平成一〇年訓令甲第二号)

1 この訓令は、平成十年四月一日から施行する。

2 改正前の東京都渋谷区役所処務規程別記第一号様式で現に残存するものは、なお当分の間使用することができる。

附 則(平成一〇年訓令甲第五号)

この訓令は、平成十年四月一日から施行する。

附 則(平成一二年訓令甲第一号)

1 この訓令は、平成十二年四月一日から施行する。

2 次に掲げる訓令の規定中「東京都渋谷区役所処務規程」を「渋谷区処務規程」に改める。

一~十 (省略)

附 則(平成一三年訓令甲第二号)

この訓令は、平成十三年四月一日から施行する。

附 則(平成一三年訓令甲第二一号抄)

1 この訓令は、平成十三年六月一日から施行する。

附 則(平成一六年訓令甲第二号)

この訓令は、平成十六年二月一日から施行する。

附 則(平成一六年訓令甲第六号)

この訓令は、平成十六年四月一日から施行する。

附 則(平成一八年訓令甲第一〇号)

この訓令は、平成十八年四月一日から施行する。

附 則(平成一九年訓令甲第一五号)

この訓令は、平成十九年四月一日から施行する。

附 則(平成二〇年訓令甲第二号)

1 この訓令は、平成二十年四月一日から施行する。

2 改正後の渋谷区処務規程第二十八条の規定にかかわらず、平成二十年四月一日午前八時三十分まで行う閉庁時窓口の勤務における文書の受領については、なお従前の例による。

附 則(平成二〇年訓令甲第三一号)

この訓令は、平成二十年八月一日から施行する。

附 則(平成二二年訓令甲第八号)

この訓令は、平成二十二年八月一日から施行する。

附 則(平成二四年訓令甲第二号)

1 この訓令は、平成二十四年四月一日から施行する。

2 この訓令の施行の際、改正前の渋谷区処務規程別記第一号様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

附 則(平成二五年訓令甲第五号)

この訓令は、平成二十五年四月一日から施行する。

附 則(平成二六年訓令甲第四号)

この訓令は、平成二十六年四月一日から施行する。

附 則(平成二七年訓令甲第二号)

この訓令は、平成二十七年四月一日から施行する。

附 則(平成二八年訓令甲第一〇号)

この訓令は、平成二十八年四月一日から施行する。

附 則(平成二九年訓令甲第一二号)

この訓令は、平成二十九年九月十五日から施行する。

別記様式(第31条関係)回議用紙その1(表)

(改正…24年2号)

画像

別記様式(第31条関係)回議用紙その1(裏)

(改正…24年2号)

画像

別記様式(第31条関係)回議用紙その2

(改正…24年2号)

画像

渋谷区処務規程

昭和40年4月1日 訓令甲第14号

(平成29年9月15日施行)

体系情報
第5章 制/第2節 事務分掌
沿革情報
昭和40年4月1日 訓令甲第14号
昭和40年12月27日 訓令甲第31号
昭和41年12月23日 訓令甲第13号
昭和42年12月1日 訓令甲第9号
昭和42年12月25日 訓令甲第10号
昭和43年7月1日 訓令甲第9号
昭和43年11月30日 訓令甲第10号
昭和44年3月31日 訓令甲第3号
昭和44年7月1日 訓令甲第7号
昭和44年7月2日 訓令甲第10号
昭和47年4月1日 訓令甲第4号
昭和48年3月30日 訓令甲第4号
昭和48年6月29日 訓令甲第5号
昭和48年8月7日 訓令甲第9号
昭和49年11月30日 訓令甲第10号
昭和55年11月1日 訓令甲第18号
昭和56年4月1日 訓令甲第3号
昭和57年4月1日 訓令甲第4号
昭和59年6月30日 訓令甲第5号
昭和61年3月31日 訓令甲第10号
昭和63年12月16日 訓令甲第7号
平成元年3月31日 訓令甲第1号
平成2年3月31日 訓令甲第6号
平成3年3月13日 訓令甲第1号
平成4年7月28日 訓令甲第13号
平成6年1月17日 訓令甲第1号
平成6年12月26日 訓令甲第10号
平成7年3月31日 訓令甲第1号
平成7年12月26日 訓令甲第13号
平成8年1月4日 訓令甲第1号
平成9年3月31日 訓令甲第3号
平成10年3月16日 訓令甲第2号
平成10年3月31日 訓令甲第5号
平成12年3月31日 訓令甲第1号
平成13年3月30日 訓令甲第2号
平成13年5月31日 訓令甲第21号
平成16年1月30日 訓令甲第2号
平成16年3月31日 訓令甲第6号
平成17年1月25日 訓令甲第1号
平成18年3月31日 訓令甲第10号
平成19年3月30日 訓令甲第15号
平成19年6月7日 訓令甲第20号
平成20年3月31日 訓令甲第2号
平成20年7月31日 訓令甲第31号
平成22年7月29日 訓令甲第8号
平成24年3月30日 訓令甲第2号
平成25年3月29日 訓令甲第5号
平成26年3月31日 訓令甲第4号
平成27年3月31日 訓令甲第2号
平成28年3月31日 訓令甲第10号
平成29年9月12日 訓令甲第12号