○渋谷区議会事務局処務規程

平成一〇年三月九日

議訓令甲第一号

東京都渋谷区議会事務局処務規程(昭和四十二年東京都渋谷区議会訓令甲第一号)の全部を改正する。

第一章 総則

(目的)

第一条 この規程は、渋谷区議会事務局(以下「局」という。)に属する事務を処理するため、必要な事項を定めることを目的とする。

(組織)

第二条 局に次の係を置く。

庶務係

議事係

調査係

2 係に係長を置くほか、主査を置くことができる。

3 局に局務担当主査を置くことができる。

4 前二項に定める職員は、書記のうちから議長が任免する。

(分掌事務)

第三条 局の各係の事務分掌は、次のとおりとする。

庶務係

一 公印の管守に関すること。

二 職員の人事に関すること。

三 文書の収発及び編さん保存に関すること。

四 予算、決算及び経理に関すること。

五 議員の議員報酬、費用弁償及び市議会議員共済会に関すること。

(一部改正…二〇年一号)

六 議場及び区議会関係各室に関すること。

七 その他、他の係に属さないこと。

議事係

一 本会議に関すること。

二 委員会に関すること。

三 傍聴人に関すること。

四 会議録、委員会記録の調製、編さん、保存その他議事の結果処理に関すること。

五 請願及び陳情に関すること。

六 その他議事に関すること。

調査係

一 議案等の調査に関すること。

二 情報、資料の収集、作成及び保管に関すること。

三 議会の広報に関すること。

四 議会図書室に関すること。

五 特命事項の調査研究に関すること。

第二章 職員の職責

(執務の原則)

第四条 職員は、区民全体の奉仕者として、公務を民主的かつ能率的に運営すべき責務を深く自覚し、誠実、かつ公正に職務を遂行しなければならない。

(事務局長の職責)

第五条 事務局長(以下「局長」という。)は、議長の命を受け、局の事務をつかさどり、所属職員を指揮監督する。

(次長の職責)

第六条 次長は、上司の命を受け局長を補佐し、局の事務をつかさどり、所属職員を指揮監督する。

(係長等の職責)

第七条 係長及び局務担当主査は、上司の命を受け、係の事務又は担任の事務を処理する。

2 主査は、上司の命を受け、係の事務又は局務担当主査の担任の事務のうち、特定の事務を処理する。

(その他の職員の職責)

第八条 前三条に定める職員以外の職員は、上司の指揮監督を受け、職務上の命令に従い、職務に専念しなければならない。

(職名の構成)

第九条 職員の職名は、職層名及び職務名による。

2 職層名は、参事、副参事及び主事とする。

3 職務名は、一般事務とする。ただし、議長が指定する職員の職務名については、議長が指定する名称とする。

4 参事は局長の、副参事は次長の、主事はその他の職員の職層名とする。

第三章 事案の専決

(議長の決裁事案)

第十条 議会の事務は、議長が決裁する。(甲)

(局長の専決事案)

第十一条 局長が専決できる事案は、次のとおりとする。(丙)

 係長以下の所属職員の近接地外旅行に関すること。

 次長の近接地内旅行、欠勤等服務に関すること。

 局長名又は事務局名をもってする報告、申請、照会、証明、回答及び通知に関すること。

 重要な情報の公開に関すること。

 権限上の疑義に関すること。

 前各号に準ずる重要な事項に関すること。

(次長の専決事案)

第十二条 次長が専決できる事案は、次のとおりとする。(丁)

 次長が指揮監督する職員の近接地内旅行、欠勤等服務に関すること。

 定例的又は軽易な情報の公開に関すること。

 前二号のほか、定例的かつ軽易な事項に関すること。

(専決に係る疑義)

第十三条 専決事案のうち疑義のあるものについては、上司の指揮を受けなければならない。

(回議文書の標示)

第十四条 回議文書には、第十条から第十二条までの規定による決裁区分に従って、それぞれ甲、丙、丁の標示を記入しなければならない。

第四章 事案の代決

(局長が不在のときの事案の代決)

第十五条 局長が出張又は休暇その他の事故により不在(以下「不在」という。)であるときは、次長がその事案を代決する。

(次長が不在のとき等の事案の代決)

第十六条 次長が不在のとき又は局長及び次長がともに不在であるときは、主務係長がその事案を代決する。

(代決できる事案)

第十七条 前二条の規定に基づき代決できる事案は、特に至急に処理しなければならない事案に関するものとする。ただし、決裁区分に従い、特に重要又は異例に属する事案については、代決することができない。

(後閲)

第十八条 第十五条及び第十六条の規定に基づき代決した事項は、それぞれ上司の後閲を受けなければならない。

第五章 文書の管理

第一節 総則

(文書取扱の要旨)

第十九条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が円滑適正に行われるよう処理しなければならない。

(文書事務の総括)

第二十条 文書の収受、配布、発送及び経由に関する事務は、次長が総括する。

(文書主任)

第二十一条 局に文書主任を置く。

2 文書主任は庶務係長をもってこれに充てる。

(文書主任の職務)

第二十二条 文書主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務に従事する。

 文書の収受、配布及び発送に関すること。

 文書の審査に関すること。

 文書の整理及び保管に関すること。

 文書事務の改善指導に関すること。

 文書の保存及び引継ぎに関すること。

 前各号のほか、文書処理に関し必要なこと。

第二節 文書の収受及び配布

(簿冊)

第二十三条 文書の取扱いのため、次の簿冊を備える。

 収受文書件名簿

 発議文書件名簿

 文書送付書

 親展簿

 例規番号簿

 文書使送簿

 議決件名簿

 請願・陳情受理件名簿

2 文書取扱事務の円滑適正な推進のため、前項に定めるもののほか必要な簿冊をおくことができる。

(文書の記号及び番号)

第二十四条 収発文書には渋議の字を冠し、収又は発の記号を付し、号をおって番号を記入しなければならない。ただし、軽易な文書についてはこの限りでない。

2 文書の収発番号は毎年四月一日に起こし翌年三月三十一日に止め、事案が完結するまでは同一の番号を用いなければならない。

3 完結が次年度にわたったときの文書には、記号の前にその記号の番号の起用年度の年号の頭字と年数を付すものとする。

(到達文書の収受及び配布)

第二十五条 議会に到達した文書は、次長が受領し、文書主任に配布する。文書主任は、次の処理を行う。

 親展その他開封を不適当と認めるものを除いて、文書は直ちに開封し、文書収受を必要とするものは収受印を押し、収受文書件名簿に所要事項を記入し、担当者に配布する。その他の文書については、受付日付印を押し担当者に配布する。

 開封した文書のうち、重要、異例等特別の取扱いを要すると認められるものは、配布前に局長までの閲覧に供する。

 親展文書(秘文書を含む。)は封をしたまま収受印を押し、親展簿に登載して名宛人に配布し、その閲覧後回付されたときには、第一号の手続きによる。

 訴訟等の文書で、収受日時が権利の得喪に重要な関係のあるものは、その封筒に到着の日時を明記し、封筒を添え第二号の手続きによる。

 収受した文書のうち、書留は文書送付書に登載して名宛人に配布し、他はそのまま配布する。

 収受すべきでないことが判明した各種の公文書の類は、直ちに返送又は回送の手続きをとる。

(既決箱等)

第二十六条 文書を処理するため、決裁権者は、既決箱及び未決箱を備えなければならない。

第三節 文書の処理

(処理方針)

第二十七条 文書は、係長又は事務主任者において、次長の指揮に従い即日処理しなければならない。ただし、事案の性質により即日処理することができないと認められるときは、上司の承認を受けなければならない。

2 処理は、すべて決裁を受ける余裕をもって行い、必要な審議をなし得るように努めなければならない。

(起案)

第二十八条 すべて事案の処理は文書による。

2 文書の起案は、回議用紙を用いて平易明確に行い、字句等を訂正したときはその箇所に証印する。

3 軽易な文書は、回議用紙を用いず付せん若しくは文書の余白を利用して処理し、又は電話その他便宜の方法により行い、文書の照復を省略することができる。ただし、電話その他便宜の方法によって処理した場合は、その処理状況を必ず明らかにしておかなければならない。

4 常例により取り扱う文書は、一定の簿冊により処理することができる。

(関係書類の添付)

第二十九条 起案文書には、起案の理由及び事案の経過を明らかにする関係書類を添付しなければならない。

(起案文書の登録及び番号の記入)

第三十条 起案文書の登録及び番号の記入は次の各号による。

 収受文書により起案した場合は、その収受番号を記入し、収受文書件名簿の処理経過欄に記載すること。

 収受文書によらないで起案した場合は、発議文書件名簿に記載し、その発議番号を記入すること。

(特別取扱方法)

第三十一条 回議文書には、事案の性質により「至急」、「秘」等を朱書をもって欄外上部に表示し、機密文書は封筒に入れてその旨を表示しなければならない。

(文書の発信者名)

第三十二条 発送する文書は議長名を用いる。ただし、事案の軽重により、局長名又は次長名を用いることができる。また、軽易な文書においては、職名のみを用い、氏名を省略することができる。

(事務担当者の表示)

第三十三条 文書には、照会その他の便宜のため、文書の末尾に事務担当者の氏名及び電話番号を記入することができる。

(合議等)

第三十四条 区及び区の機関に関連する文書で、必要あるものはその関係先に合議又は供覧をする。

(廃案等の通知)

第三十五条 起案文を廃案し、又はその内容に重要な変更が加えられるときは、起案者はその旨を合議した関係先に再合議しなければならない。

(回議文書の処理)

第三十六条 回議文書は、すべて流れ方式によるものとし、特に緊急を要する文書、機密その他重要な文書は内容を説明することのできる職員が持ち回りすることができる。

(機密又は緊急事案の処理)

第三十七条 機密又は緊急を要する文書は、上司の指揮を受けて通常の手続きによらず便宜処理することができる。ただし、事後に所定の手続きをとらなければならない。

(文書の浄書及び発送等)

第三十八条 発送を要する文書は、浄書したのち決裁済み文書(以下「決裁文書」という。)と照合したうえで公印を押し、郵送、使送等の適当な方法により発送すると共に決裁文書に施行済の旨を記入する。ただし、一般照復文書等簡易な文書は「公印省略」の表示を行い、公印を省略することができる。

(ファクシミリの使用に係る文書の処理)

第三十九条 次長が別に定める文書の発送は、ファクシミリを用いて行うことができる。

2 前項の場合において、送信の相手方に出力された印刷物は、浄書印刷として発送され到達した文書とみなす。

(請願、陳情の受理)

第四十条 請願書又は陳情書を受理したときは、収受手続き後、請願・陳情の記号をつけた受理印を押し、番号を記入しなければならない。

2 受理した請願書又は陳情書は、受理件名簿に所要事項を記載し、処理しなければならない。

3 受理番号は、毎年一月から始まり十二月に終る。

第四節 文書の編さん保存

(文書の編さん保存)

第四十一条 文書の編さん保存に関する必要な事項は、文書の分類を除き渋谷区文書編さん保存規程(平成九年渋谷区訓令甲第二十一号)を準用する。

(保存文書分類表)

第四十二条 文書の分類は、別に定める文書分類表による。ただし、分類表に例示のない文書については類似文書により、類似文書のないものは局長が定める。

第六章 職員の服務

(職員の服務)

第四十三条 職員の服務については、区長部局の例による。

(一部改正…一二年一号)

第七章 雑則

(一章繰上…一二年一号)

(準用)

第四十四条 この規程に定めるもののほか、必要な事項については、区長部局の例による。

(一部改正・一条繰上…一二年一号)

附 則

この訓令は、平成十年四月一日から施行する。ただし、第四十一条の規定は平成九年十二月二十二日から適用する。

附 則(平成一二年議訓令甲第一号)

この訓令は、平成十二年四月一日から施行する。

渋谷区議会事務局処務規程

平成10年3月9日 議会訓令甲第1号

(平成20年10月10日施行)

体系情報
第2章 区議会/第3節 事務局
沿革情報
平成10年3月9日 議会訓令甲第1号
平成12年3月31日 議会訓令甲第1号
平成20年10月10日 議会訓令甲第1号